Präsenzmessen: Was ist aus Datenschutzsicht zu beachten?

Nach zwei pandemiebedingten Jahren ohne Präsenzmessen läuft das Messegeschäft mit vollen Hallen und Ständen wieder auf Hochtouren. Vor allem das lebhafte Netzwerken auf Messen birgt datenschutzrechtliche Gefahren. Hier ein Reminder für den DSGVO-konformen Messeauftritt.

Während reine Fachmessen eher dem Austausch mit Branchen-Experten, Kollegen oder Journalisten dienen, sind Verbrauchermessen darauf ausgerichtet, möglichst viele Neukundenkontakte zu bekommen und direkt oder indirekt zu verkaufen. Fachmessen sind somit aus Datenschutzrecht nicht so kritisch zu betrachten wie es Consumer-Messen sind. Bei ersteren kann davon ausgegangen werden, dass das Vernetzen grundsätzlich im beiderseitigen Interesse ist. Der Fachbesucher wünscht den Austausch zu Unternehmen, der Journalist möchte gegebenenfalls auf den Presseverteiler. Auf der Verbrauchermesse hingegen ist die Interessenlage eine andere und kollidiert grundsätzlich mit den Datenschutzbestimmungen, wenn der Aussteller auf Adressdatenfang geht.

Datenminimierung ist angesagt

Geregelt wird dies durch den Artikel 5 der DSGVO, der grundsätzlich eine Datenminimierung fordert. „Personenbezogene Daten müssen „in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist; personenbezogene Daten dürfen länger gespeichert werden, soweit die personenbezogenen Daten vorbehaltlich der Durchführung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen, die von dieser Verordnung zum Schutz der Rechte und Freiheiten der betroffenen Person gefordert werden“, ist dort definiert. Es ist also darauf zu achten, dass neu gewonnenen Adressen nur in einer Art und Weise gesammelt und gespeichert werden, die mit dem jeweiligen Zweck korrelieren. Hier ein paar Beispiele aus dem Messealltag:

Gewinnspiel: Wird beispielsweise auf der Messe ein Gewinnspiel durchgeführt, bei dem die Teilnehmer auf der Messe Ihre Daten hinterlassen, um später über einen Gewinn oder Nichtgewinn informiert zu werden, müssen die Adressen nach Vollendung des Gewinnspiels gelöscht werden.

Verkauf von Messesonderposten: Gibt es auf der Messe Schnäppchen für den Direktkauf, die dann nach der Messe zugestellt werden, darf für den Versand lediglich die Postadresse des Käufers aufgenommen werden. Ist der Versand erfolgt, muss die Adresse wieder gelöscht werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass Daten mit Belegfunktion bzw. Handelsbriefe anfallen werden, die nach handels- bzw. steuerrechtlichen Vorschriften aufbewahrungspflichtig sind. Für diese Daten gelten die Löschungsvorschriften erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.

Vertragsabschlüsse für Dienstleistungen: Gibt es auf der Messe einen Spezial-Deal, etwa ein besonders günstiger Jahres-Servicevertrag, dürfen nur die Daten aufgenommen werden, die für die Ausübung des Vertrags notwendig sind. Erlischt die Jahresvertrag nach dem vereinbarten Zeitraum, müssen die Daten des vorübergehenden Kunden gelöscht werden.

Potenzieller Kunde wünscht detailliertere Infos per Post: Auch ein übliches Messe-Prozedere: Ein Kunde zeigt echtes Interesse, möchte aber keinen Kaufvertrag auf der Messe abschließen, sondern zunächst zusätzliche Informationen per Post. Die Daten, die für diese postalische Info gesammelt werden, müssen nach dem Versand der vereinbarten Unterlagen gelöscht werden. Nur wenn der Kunde dann tatsächlich kauft, darf er in die reguläre Kundendatenbank überführt werden.

Adressaufnahme für Werbezwecke

Ist die Nutzung von personenbezogenen Daten für künftige Werbemaßnahmen gedacht, kommt es bei der Nutzung der Daten für Werbung bzw. bei der Löschpflicht auch darauf an, was dem Messebesucher im Zusammenhang mit der Datenerhebung kommuniziert worden ist. Die Postadresse ist grundsätzlich einer Nutzung auf der Grundlage eines berechtigten Interesses gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zu verwenden, was natürlich für die jeweilige Maßnahme zu prüfen und festzustellen ist. Darüber und über ihr Widerspruchsrecht müssen die Messebesucher informiert werden.

Empfehlenswerte Datenschutzhinweise auf dem Messestand

Viele Kunden sind seit Einführung der DSGVO sehr viel sensibler geworden, was ihre Daten angeht – daher sollten Sie auch auf einer Messe damit rechnen, dass Standbesucher wissen möchten, wie mit ihren personenbezogenen Daten verfahren wird. Am elegantesten lässt sich das mit einem gut sichtbaren Aushang oder Aufsteller darstellen. Folgende Infos sollten enthalten sein:

Verantwortlichkeit für Datenschutz auf dem Messestand / im Unternehmen

Zweck der Datenerhebung (z. B. Verkauf von Messe-Schnäppchen)

Dauer der Datenverarbeitung / wann wird gelöscht?

Art der Datenverarbeitung

Wie kann der Betroffene einer Datenerhebung widersprechen?

Generelle Unternehmens-Prinzipien beim Umgang mit Kundendaten

Werden Daten an Dritte weitergegeben (z. B. Messestatistiker?)

Fazit: Auch unter Einhaltung der Bestimmungen der DSGVO lässt sich auf Messen immer noch sehr gut netzwerken und verkaufen. Wenn Sie vor der Messe Transparenz schaffen, erleichtert es die Konzentration auf den Austausch mit den Kunden. Die Messebesucher werden es zu schätzen wissen, wenn sie auf den ersten Blick registrieren, dass es hier nicht darum geht, für Dauerwerbezwecke an ihre Adressdaten zu kommen.