Hinweisgeberschutzgesetz und Meldestelle

Das Hinweisgeberschutzgesetz, das am 2. Juli 2023 in Kraft getreten ist und die europäische Whistleblower-Richtlinie in Deutschland umsetzt, betrifft verschiedene Aspekte in Bezug auf die Einrichtung von Meldestellen…

Stärkung der Hinweisgeberrechte: Das Hinweisgeberschutzgesetz und die Rolle der Meldestellen

Das Hinweisgeberschutzgesetz, das am 2. Juli 2023 in Kraft getreten ist und die europäische Whistleblower-Richtlinie in Deutschland umsetzt, betrifft verschiedene Aspekte in Bezug auf die Einrichtung von Meldestellen und den Schutz von Hinweisgebern. Die Anwendungsbereiche müssen separat betrachtet werden – sowohl für Organisationen, die zur Einrichtung einer Meldestelle verpflichtet sind, als auch für die hinweisgebenden Personen. Lassen Sie uns diese Aspekte genauer betrachten:

Erfordernis der Einrichtung einer Meldestelle

Das Gesetz legt fest, dass Unternehmen und Einrichtungen mit mehr als 50 Beschäftigten verpflichtet sind, eine interne Meldestelle einzurichten. Jedoch gibt es eine Übergangsfrist: Unternehmen mit bis zu 249 Beschäftigten müssen die Meldestelle erst bis zum 17. Dezember 2023 einrichten.

Dabei werden verschiedene Gruppen von Personen als Beschäftigte im Sinne des Gesetzes definiert, darunter:

• Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer
• Auszubildende
• Beamtinnen und Beamte
• Richterinnen und Richter
• Berufssoldatinnen und Berufssoldaten
• in Heimarbeit Beschäftigte

Die Beschäftigtenzahl umfasst somit all diese Personengruppen.

Sicherstellung des Schutzes von Hinweisgebern

Das Hinweisgeberschutzgesetz schützt ausschließlich “natürliche Personen” – also Individuen – und nicht Organisationen. Der Schutz gilt nicht nur für die hinweisgebende Person selbst, sondern auch für jene Personen, die in der gemeldeten Angelegenheit beschuldigt werden oder auf andere Weise betroffen sind. Zusätzlich sind Personen geschützt, die die hinweisgebende Person vertraulich bei der Meldung unterstützt haben.

Allerdings gibt es einige Voraussetzungen für den Schutz der hinweisgebenden Person:

• Der Inhalt der Meldung muss in den sachlichen Anwendungsbereich des Gesetzes fallen, insbesondere Verstöße, die straf- oder bußgeldbewehrt sind.
• Der richtige Meldeweg muss eingehalten werden, sei es durch die Meldung an eine interne oder externe Meldestelle.
• Eine Offenlegung darf erst erfolgen, wenn bereits eine externe Meldung gemacht wurde und keine Rückmeldung über geeignete Folgemaßnahmen innerhalb der vorgesehenen Fristen eingegangen ist.

Die gemeldeten Informationen müssen ebenfalls korrekt sein – der Hinweisgeber muss zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zur Annahme haben, dass die Informationen wahrheitsgemäß sind.

Ausnahmen vom Schutz

Das Gesetz schützt nicht:

• Personen, die Meldungen abgeben, die nicht in den sachlichen Anwendungsbereich des Gesetzes fallen.
• Personen, die Informationen offenlegen, ohne vorher eine Meldung an eine externe Meldestelle gemacht zu haben.
• Personen, die bewusst unzutreffende Informationen melden. Diese Personen könnten bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit sogar zur Schadensersatzpflicht gemäß § 37 des Hinweisgeberschutzgesetzes verpflichtet sein.

Um die Bestimmungen des Gesetzes korrekt umzusetzen, sollten Organisationen eine interne Meldestelle einrichten, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Hierbei ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen an die Meldestelle gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz zu beachten und sicherzustellen, dass sowohl Beschäftigte als auch hinweisgebende Personen angemessen informiert und geschützt werden.

Möchten Sie Ihr Unternehmen vor möglichen Schäden schützen?

Dann ist die Implementierung eines digitalen Hinweisgebersystem in Ihrem Unternehmen eine kluge Entscheidung. Ein solches System ist eine digitale Anwendung oder Software, über die Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner Verstöße gegen geltendes Recht und Unternehmensrichtlinien melden können. Besonders Mitarbeiter sind oft die Ersten, die solche Verstöße bemerken, und können diese über das digitale Whistleblower-System an das Unternehmen weitergeben.

Schnelle Verfügbarkeit des Systems

Unser digitales Hinweisgebersystem MyHinweis.online steht Ihnen bequem über das Internet und/oder das unternehmensinterne Intranet zur Verfügung, damit Sie jederzeit und von überall aus sicher und problemlos darauf zugreifen können.

Das Unternehmen kann dann umgehend Maßnahmen ergreifen, um Schäden vorzubeugen oder – falls bereits ein Verstoß begangen wurde – den wirtschaftlichen Schaden zu minimieren. Zudem kann so vermieden werden, dass das Ansehen des Unternehmens in der Wirtschaftsbranche beeinträchtigt wird, was einen Reputationsschaden zur Folge hätte.

Anforderungen an ein Hinweisgebersystem

Moderne digitale Hinweisgebersysteme müssen ein breites Spektrum von rechtlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen erfüllen:

Die Richtlinie legt fest, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im digitalen Hinweisgebersystem im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) stehen muss. Hierbei sind auch die Vorgaben der Konferenz der unabhängigen Datenschutzbehörden des Bundes und der Länder in Bezug auf Hinweisgebersysteme zu berücksichtigen. Die Umsetzung der rechtlichen Grundlagen, die Beachtung von Betroffenenrechten, Dokumentationsanforderungen sowie technische und organisatorische Maßnahmen sind wesentliche Bestandteile eines korrekten digitalen Hinweisgebersystem. Insbesondere muss die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und eventuell genannter Dritter gewährleistet sein, sowohl technisch als auch organisatorisch, um unbefugten Zugriff auf diese Informationen zu verhindern. Zudem muss die Möglichkeit bestehen, Meldungen anonym, also ohne Identifikation des Hinweisgebers, abzugeben.

Die Integrität und Vollständigkeit der Informationen müssen ebenfalls technisch sichergestellt werden. Alle Meldungen müssen im Einklang mit dem Datenschutzrecht und den Vertraulichkeitsvorgaben gemäß der Richtlinie dokumentiert werden. Die Umsetzung von Löschrichtlinien für personenbezogene Daten ist eine essenzielle Funktion eines rechtskonformen Hinweisgebersystem. Daten, die für die Bearbeitung einer spezifischen Meldung offensichtlich nicht relevant sind oder nicht mehr benötigt werden, müssen in der Regel gelöscht werden, es sei denn, es liegen andere rechtliche Gründe vor, die eine weitere Speicherung oder Verarbeitung rechtfertigen.

Ein digitales Hinweisgebersystem unterstützt Ihr Unternehmen nicht nur bei der Umsetzung von zusätzlichen Compliance-Maßnahmen oder “Folgemaßnahmen” gemäß den Richtlinien nach Meldungseingang, sondern begleitet diese Prozesse auch strukturiert. Neben der Einführung des Hinweisgebersystems betont die Richtlinie auch die Einrichtung interner Meldewege und die Umsetzung von Maßnahmen im Anschluss an eine Meldung. “Folgemaßnahmen” umfassen die Überprüfung gemeldeter Behauptungen, interne Untersuchungen, Ermittlungen, rechtliche Schritte sowie abschließende Maßnahmen.

MyHinweis.online erfüllt sämtliche rechtlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen an ein digitales Hinweisgebersystem und trägt aktiv dazu bei, Ihr Unternehmen vor potenziellen Schäden zu schützen.