HINWEISGEBERSYSTEME UND COMPLIANCE

In den Medien tauchen immer wieder Berichte auf, in denen die Begriffe “Hinweisgebersystem” und “Compliance” eine bedeutende Rolle spielen. Dennoch ist vielen nicht klar, was genau diese Begriffe bedeuten. Wir klären auf.

In den Medien tauchen immer wieder Berichte auf, in denen die Begriffe “Hinweisgebersystem” und “Compliance” eine bedeutende Rolle spielen. Dennoch ist vielen nicht klar, was genau diese Begriffe bedeuten und wie sie miteinander verbunden sind. Im Folgenden möchten wir daher eine nähere Erklärung dazu geben.

Hinweisgebersystem / Meldestelle

Ein Hinweisgebersystem ermöglicht es den Mitarbeitern in Unternehmen und Organisationen, auf etwaiges Fehlverhalten in der Organisation hinzuweisen. Diese Hinweise können anonym oder nicht-anonym abgegeben werden.

Technisch betrachtet stehen verschiedene Wege für die Hinweisabgabe zur Verfügung:

• Telefonisch
• Mündlich
• Per Post oder
• Über webbasierte Plattformen

Die Entscheidung, welche dieser Wege bereitgestellt werden, liegt im Ermessen des Unternehmens oder der Organisation.

Die mündliche Hinweisabgabe ist zweifellos die bevorzugte Option, da sie direkte, vertrauliche und persönliche Klärungen von wichtigen Sachverhalten und Details des gemeldeten Fehlverhaltens ermöglicht. Dieser Weg ermöglicht jedoch keine anonyme Hinweisabgabe. Er kommt daher nur infrage, wenn die Hinweisgeberin oder der Hinweisgeber großes Vertrauen darin hat, dass keine negativen Konsequenzen aus der Meldung für sie oder ihn entstehen.

Das Hinweisgeberschutzgesetz verlangt von Unternehmen und Organisationen mit mehr als 50 Beschäftigten die Einrichtung einer internen Meldestelle. Diese ist unter anderem dafür verantwortlich, ein funktionierendes Hinweisgebersystem aufzubauen und zu betreiben.

Compliance

Im Wesentlichen kann Compliance oder ein Compliance-Managementsystem als die Gesamtheit der Maßnahmen zur Prävention, Aufdeckung und Bearbeitung von Fehlverhalten betrachtet werden.

Zur Prävention zählen beispielsweise die Erstellung und Kommunikation von Richtlinien sowie die Schulung von Mitarbeitern. Prävention ist eine Hauptaufgabe des Compliance-Bereichs, da sie dazu beiträgt, Fehlverhalten von vornherein zu verhindern.

Jedoch zeigt die Erfahrung, dass auch bei optimaler Prävention Fehlverhalten nicht gänzlich ausgeschlossen werden kann, da menschliche Fehler nicht auszuschließen sind. Falls es dennoch zu Fehlverhalten kommt, muss dieses möglichst rasch entdeckt werden. Nur so können schnelle Gegenmaßnahmen ergriffen und der Schaden begrenzt werden. Hier kommt das Hinweisgebersystem ins Spiel. Es soll den Mitarbeitern im Unternehmen oder der Organisation ermöglichen, Hinweise sicher und einfach abzugeben, indem Hürden für die Meldung so niedrig wie möglich gehalten werden.

Eine professionelle Bearbeitung der eingegangenen Hinweise ist von großer Bedeutung. Nach einer ersten Plausibilitätsprüfung muss der Sachverhalt klar aufgedeckt werden. Anschließend müssen geeignete Maßnahmen ergriffen werden, um ähnliches Fehlverhalten zukünftig zu verhindern oder zumindest zu erschweren. Solche Maßnahmen können beispielsweise die Einführung neuer Richtlinien, die Schulung von Mitarbeitern oder in Extremfällen sogar die Kündigung betroffener Personen sein.

Abschließende Zusammenfassung

Wenn man die Aufgaben von Hinweisgebersystemen und Compliance vergleicht, wird deutlich, dass ein Hinweisgebersystem ein zentrales Element innerhalb eines umfassenden und funktionierenden Compliance-Managementsystems ist.

Compliance beschäftigt sich mit der Prävention, Aufdeckung und Bearbeitung von Fehlverhalten. Ein Hinweisgebersystem bildet das Hauptinstrument für die Aufdeckung von Fehlverhalten.

Anders ausgedrückt: Ohne ein funktionierendes Hinweisgebersystem kann es kein effektives Compliance-Managementsystem geben. Ein effektives Hinweisgebersystem entfaltet seine volle Effizienz nur dann, wenn auch die anderen beiden Komponenten des Compliance-Managementsystems, nämlich “Vorbeugung” und “Bearbeitung von Meldungen”, im Unternehmen oder der Organisation angemessen implementiert sind.